Pengantar Teknologi Informasi

BAB I PENDAHULUAN Teknologi Informasi begitu pesatnya berkembang dan dampaknya telah kita rasakan. Berbagai kemudahan yang kita terima, seperti kemudahan untuk memperoleh informasi melalui telepon seluler dan internet. Kemudahan dalam bertransaksi dengan menggunakan kartu kredit atau kartu debit dan kemudahan untuk mengambil uang di ATM adalah kemajuan Teknologi Informasi. Untuk mengenali dan menggali potensi Teknologi Informasi bila kita raih dengan mudah kita bisa belajar lewat internet (e-learning), membaca buku dari internet (e-book), semua itu juga berkat kemajuan Teknologi Informasi. Kemudahan mengakses informasi tanpa batas, dunia seakan tak beranjak, serta efek-efek yang sangat besar telah diciptakan oleh Teknologi Informasi. Konsep Dasar Teknologi Informasi     A.Definisi                      Pada awal sejarah, manusia bertukar informasi melalui bahasa. Maka bahasa adalah teknologi. Bahasa memungkinkan seseorang memahami informasi yang disampaikan oleh orang lain.   Tetapi bahasa yang disampaikan dari mulut ke mulut hanya bertahan sebentar saja, yaitu saat si pengirim menyampaikan informasi melalui ucapannya. Setelah ucapan itu selesai maka informasi berada ditangan si penerima. Selain itu jangkauan suara juga terbatas. Sampai jarak tertentu meskipun masih terdengar informasi yang disampaikan lewat bahasa suara akan terdegradasi bahkan hilang sama sekali.             Setelah itu teknologi penyampaian informasi berkembang melalui gambar. Dengan gambar jangkauan informasi bisa lebih jauh. Gambar ini bisa dibawa-bawa dan disampaikan kepada orang lain. Selain itu informasi yang ada bertahan lebih lama. Beberapa gambar peninggalan jaman purba masih ada sampai sekarang sehingga manusia sekarang dapat (mencoba) memahami informasi yang ingin disampaikan pembuatnya.Adanya alfabet dan angka arabik memudahkan penyampaian informasi dari yang sebelumnya satu gambar mewakili suatu peristiwa dibuat dengan kombinasi alfabet, atau penulisan angka yang tadinya MCMXLIII diganti dengan 1943. Teknologi ini memudahkan penulisan informasi.             Teknologi percetakan memungkinkan pembuatan pintu informasi lebih cepat lagi. Teknologi elektronik seperti radio, tv, komputer bahkan membuat informasi menjadi lebih cepat tersebar di area yang lebih luas dan lebih lama tersimpan.              Dari ilustrasi di atas, maka teknologi merupakan hasil karya kreasi dan inovasi manusia untuk mempermudah berbagai proses dan kegiatan dalam kehidupannya. Penerapan keilmuan untuk mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang merupakan teknologi. Jadi, Teknologi dapat diartikan sebagai suatu aplikasi dari ilmu dan rekayasa untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaiki kondisi manusia, atau paling tidak memperbaiki efisiensi manusia pada beberapa aspek.Untuk dapat mengartikan kata informasi, maka sebelumnya kita harus paham dan mengerti difinisi dari “data”. Data dapat didefinsikan sebagai kumpulan fakta mentah yang ada dalam kehidupan. Data merupakan fakta yang belum memiliki manfaat untuk manusia, karena hanya berupa sekumpulan kenyataan yang belum tersusun sehingga tidak dapat diketahui manfaat atau tujuannya. Sekumpulan fakta ini akan menjadi bermanfaat apabila telah diolah terlebih dahulu sehingga dapat memberikan gambaran tujuan yang dimaksudkan. Contoh proses pengolahan data yang dilakukan untuk menghasilkan informasi: Menyusun data menurut konfigurasi tertentu sehingga terbentuk tampilan, misalnya tabel, maka tabel tersebut akan memberikan arti. Suatu operasi aritmetika, seperti penambahan, pengurangan, pembagian, dan perkalian. Suatu operasi statistik, misalnya nilai rata-rata, nilai tengah, dan modus. Suatu operasi logika, misalnya lebih besar, lebih kecil, lebih besar, dan lain-lain. Kata informasi memiliki arti yang berbeda-beda tergantung pada konteks yang dimaksudkan. Secara umum, Informasi dapat diartikan merupakan hasil pengolahan data yang diproses untuk dapat disampaikan dalam berbagai bentuk yang memiliki arti tertentu agar dapat dimanfaatkan atau dimengerti oleh manusia sesuai dengan komponen dan media penyampaiannya masing-masing. Namun demikian, pengertian istilah Teknologi Informasi cukup banyak yang mendefinisikannya secara berbeda-beda pula, tetapi ada beberapa definisi dari Teknologi Informasi yang cukup penting yaitu: Williams dan Sawyer (2003): Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi yang membawa data, suara ataupun video. Kamus Oxford (1995) : Teknologi Informasi adalah studi atau penggunaan peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisis, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar. Alter (1992), Teknologi Informasi mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, memgambil, memanipulasi, atau menampilkan data. Martin (2002) : Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Lucas (2000) : Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan infromasi dalam bentuk elektronis. Wikipedia (2006): Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Pengertian dari Teknologi Informasi dapat diartikan secara umum sebagai suatu subyek yang luas yang berkenaan tentang teknologi dan aspek lain tentang bagaimana melakukan manajemen dan pemrosesan pengolahan data menjadi informasi. Teknologi informasi ini merupakan subsistem dari sistem informasi (information system). Terutama dalam tinjauan dari sudut pandang teknologinya.            Teknologi merupakan subyek yang berkembang secara terus menerus seiring dengan perkembangan kebutuhan dan pemikiran manusia serta substansi terkait lainnya. Dengan kata lain, teknologi tumbuh dan berkembang berbanding lurus dengan perkembangan peradaban manusia itu sendiri.Sejarah perkembangan Teknologi Informasi tidak dapat dipisahkan dari sejarah perkembangan inovasi-inovasi teknologi di berbagai bidang. Apabila ilmu filosofi merupakan induk ilmu-ilmu eksak, maka inovasi-inovasi teknologi di berbagai bidang merupakan pemacu sekaligus pemicu perkembangan teknologi informasi secara terus-menerus ke masa depan. Teknologi informasi dan komunikasi juga merupakan katalisator utama berkembangnya dunia industri dan bisnis modern.            Seperti yang kita telah ketahui, Teknologi Informasi pada intinya adalah melakukan manajemen dan pemrosesan pengolahan data menjadi informasi. Dalam hal ini operasi aritmetika dan operasi logika wajib dilakukan. Dalam situasi konvensional, manusia hanya dapat melakukan proses data yang sederhana, seperti halnya saat kita menghitung suatu logika matematika sederhana (tambah, kurang, kali, dan bagi) maka yang dibutuhkan adalah sebuah coretan di kertas atau penggunaan kalkulator sederhana. Sedangkan dalam kondisi perhitungan yang rumit, maka bila dilakukan secara manual oleh manusia akan memerlukan tenaga, pemikiran, dan waktu yang sangat banyak. Untuk itu dipergunakanlah suatu mesin/alat yang dapat mengerjakan pekerjaan rumit tersebut. Dalam hal ini, komputer dapat digunakan untuk melakukan proses perhitungan dengan jumlah data yang sangat banyak tanpa lelah dan dapat melakukan proses dengan cepat tanpa kesalahan. Karena itu peran komputer dalam Teknologi Informasi sangat penting atau mutlak diperlukan. 1             Era komputerisasi dimulai tahun 1950 dengan dimulainya penggunaan minicomputer dan mainframe. Kemampuan komputer dalam pengolahan hitungan membuat banyak perusahaan memanfaatkan untuk keperluan pengolahan data dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dari segi waktu dan biaya. Era Operasional dimulai tahun 1970, dimana teknologi personal komputer mulai diperkenalkan sebagai alternatif pengganti minicomputer. Kegunaan komputer sudah berkembang tidak hanya untuk efisiensi akan tetapi sudah mendukung terjadinya proses kerja yang lebih efektif. Era System Informasi dimulai tahun 1980, dimana teori manajemen modern mulai diperkenalkan dan yang paling banyak dipelajari adalah teori manajemen perubahan. Semua kerangka teori manajemen perubahan ditekankan pada pentingnya TI sebagai salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan yang ingin menang dalam persaingan. Era Jaringan dimulai pertengan tahun 1980, penggunaan komputer yang integrated telah diperkenalkan pada era ini. Jaringan ini biasa disebut dengan LAN atau MAN (Metropolitan Area Network) di dalam suatu perusahaan atau gedung. Era Jaringan Global dimulai tahun 1990, organisasi sudah dihubungkan dengan jaringan sistem teknologi informasi secara global dengan teknologi telekomunikasi melalui internet. Transaksi dapat dilakukan dengan internet melalui transaksi elektronik bahkan pembayaranpun juga dilakukan dengan elektronik (electronic payment).            Teknologi informasi dapat dipergunakan untuk menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses. Teknologi informasi juga dapat memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses. Selain itu juga teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Peran teknologi informasi dalam perkembangannya dapat mengubah paradigma lama yang sudah semakin sulit untuk menyesuaikan diri pada perkembangan kebutuhan manusia yang semakin kompleks, atau bahkan merombak total aturan-aturan baku yang telah lama berlangsung. Dalam hal ini teknologi informasi lebih bersifat sebagai katalisator perubahan tersebut. ATURAN LAMA TEKNOLOGI INFORMASI ATURAN BARU Manajer membuat semua keputusan Perangkat pendukung keputusan (akses basis data, perangkat lunak pemodelan) Pembuatan keputusan adalah bagian pekerjaan dari setiap orang Hanya para pakar yang dapat         melaksanakan pekerjaan kompleks Sistem pakar (expert system) awam dapat melakukan pelerjaan seseorang pakar Informasi hanya dapat muncul         dalam satu tempat pada satu saat Berbagi basis data Informasi dapat muncul di banyak tempat secara serentak ketika diperlukan Petugas lapangan memerlukan tempat yang digunakan untuk menerima, menyimpan, mengambil, dan mengirimkan informasi Komunikasi data tanpa kabel dan komputer portabel Petugas lapangan dapat mengirim dan menerima informasi kapan saja diper Konsep dasar diperlukan untuk memahami secara menyeluruh tentang Teknologi Informasi. Ada 4 (empat) komponen pembentuk Informasi Teknologi, yaitu: 1. Konsep tentang sistem yang sedang berlangsung 2. Konsep tentang informasi 3. Konsep yang menyangkut komponen-komponen pembentuk TI Konsep tentang pemanfaatan informasi hasil TI yang dikembangkan. Konsep dasar yang berhubungan dengan Teknologi Komputer, Teknologi Telekomunikasi, Teknologi Internet dan Sistem Jaringan, serta teknologi lainnya yang terkait dalam pengembangan TI itu sendiri: TTeknologi Masukan TTeknologi Keluaran TTeknologi Perangkat Lunak TTeknologi Penyimpan TTeknologi Telekomunikasi TTeknologi Pemroses Arsitektur Informasi · Suatu pemetaan atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi di dalam suatu morganisasi (Turban, McLean, Wetherbe, 1999) · Bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalam organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan atau fungsi-fungsi yang telah dipilih (Laudon & Laudon 1998) · Desain sistem komputer secara keseluruhan (termasuk sistem jaringan) untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi yang spesifik (Zwass, 1998) Skema Arsitektur Informasi  Contoh Arsitektur Informasi  Arsitektur Teknologi Informasi · Tersentralisasi (centralized),  · Desentralisasi (decentralized), • Peer to peer  • Sistem Terdistribusi  · Client/server  Pemakai akhir (juga disebut pemakai atau klien) adalah orang yang memakai sistem informasi atau informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi. Dalam organisasi, pemakai internal dapat diklasifikasikan menjadi (Ebert danGriffin, 2003): o staf o manajer tingkat rendah o manajer tingkat menengah o manajer tingkat atas, dan o pekerja berpengetahuan (knowledge worker). 3.2.4 Komputasi Pemakai Akhir (EUC) · Lingkungan yang memungkinkan pemakai secara langsung  dapatmenyelesaikansendiri persoalan-persoalan terhadap kebutuhan informasi · Pemakai informasi, seperti manajer, akuntan, dan auditor internal, mengembangkan sendiri aplikasi-aplikasi yang mereka butuhkan dengan menggunakan spesialis komputer sebagai penasehat · Setiap area fungsional dapat memiliki unit komputasi pemakai akhir. · Pelayanan Departemen TI terhadap permintaan pemakai akan kebutuhan informasi kurang responsif · Kecenderungan PC dan perangkat keras pendukung yang semakin murah dan dapat dihubungkan dengan mudah ke server basis data. 2. MENGELOLA DATA DAN INFORMASI       1. 1. MENGHIMPUN DATA      Data merupakan kumpulan fakta atau angka atau segala sesuatu yang dapat dipercaya kebenarannya sehingga dapat digunakan sebagai dasar menarik suatu kesimpulan. Karakteristik Serangkaian Data Sebagai kumpulan fakta, serangkaian data memiliki karakteristik-karakteristik seperti berikut ini: ·  Elemen atau Unsur Serangkaian data meliputi sekumpulan elemen yang untuk masing-masing elemen tersebut memiliki informasi tentang karakteristik-karakteristik elemen-elemen yang bersangkutan. ·  Variabel Adalah karakteristik elemen yang menjadi perhatian dan memiliki nilai-nilai yang berbeda-beda. Misalnya, karakteristik yang menjadi perhatian adalah pendapatan rata-rata perbulan. Sebagai karakteristik, variabel ini memberikan penjelasan terhadap elemen-elemen tertentu. ·   Kasus Adalah informasi yang menyangkut seluruh variabel suatu elemen tertentu. ·   Observasi Observasi sering pula disebut sebagai hasil, yaitu suatu unsure dari serangkaian variabel tertentu. b. Menghimpun Data Melalui Penelitian Survei   Tipe-tipe Data Variabel-variabel yang ada dapat dibedakan menjadi dua, yaitu variabel yang berupa data nominal ordinal interval   rasio kuantitatip dan variabel yang berupa data kualitatip. Data kuantitatip adalah suatu karakteristik dari suatu variabel yang nilai-nilainya dinyatakan dalam bentuk numerical. ·      Data kualitatip adalah suatu karakteristik dari suatu variabel yang nilai-nilainya dinyatakan dalam bentuk non-numerikal atau atribut-atribut. kuantitatip sendiri dapat dibedakan menjadi Data Diskrit dan Data Kontinyu. Data kuantitatip diskrit adalah karakteristik suatu variabel yang berasal dari proses penghitungan dan berupa bilangan bulat Data kuantitatip kontinyu adalah karakteristik suatu variabel yang berasal dari proses pengukuran dan nilai-nilainya berada dalam suatu interval atau jangkauan tertentu. Nilai-nilai data kuantitatip kontinyu dapat berupa bilangan pecahan yang tidak terhingga banyaknya. Skala Pengukuran      Dari berbagai tipe data yang dikumpulkan, tingkat pengukuran dan tipe pengukuran-nya berbeda pula. Demikian pula untuk data diskrit, kendati data tipe ini timbul dari proses penghitungan, dapat juga dikatakan bahwa data diskrit timbul dari pengukuran melalui proses penghitungan. Ada empat tingkat pengukuran data-mulai dari yang paling lemah hingga paling kuat yaitu:  3. PENGELOLA DATA        A.    Pengertian Data              Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan.                                      Sedangkan menurut  Dr. S. P. Siagian menjelaskan arti data dan informasi bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi. Istilah data sering kali disebut dengan informasi. Ada yang menyebut data, padahal informasi. Sebaliknya, ada yang mengatakan informasi padahal itu data. Dari pengertian di atas jelaslah bahwa data merupakan sumber, pengertian informasi merupakan bahan informasi, dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi.  Data merupakan sumber informasi. Data yang diproses menjadi informasi atau tetap data, jika menjadi informasi ini berarti bahwa data tersebut diperlukan untuk sesuatu kegiatan. Bila data itu tetap data, simpanlah ke dalam penyimpanan. Data yang dikumpulkan bersama-sama dengan data yang disimpan terlebih dahulu pada suatu ketika akan dikeluarkan karena dibutuhkan. Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian informasi itu sangat erat hubungannya dengan data. Informasi itu berasal dari data. Data merupakan bahan mentah yang mengalami pengolahan dan pemprosesan, diolah dan diproses dalam format tertentu yang memberikan arti kepada yang menerimanya dan dalam proses pengambilan keputusan        B.    Klasifikasi Data Data yang masuk ke sebuah perusahaan atau organisasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut: a.     Klasifikasi data berdasarkan sumbernya     Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua, antara lain: 1) Data intern, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan      pengambilan keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri. 2)    Data ektern yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar organisasi. b.     Klasifikasi data berdasarkan pengolahannya Jenis data berdasarkan pengolahannya dapat diklasifikasikan menjadi dua, antara lain: 1)    Data primer yaitu data yang langsung dikumpulkan oleh orang yang berkepentingan atau yang memakai data tersebut. 2)    Data sekunder yaitu data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah. c.     Klasifikasi data berdasarkan sifatnya 1)    Data kuantitatif      Data kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain. 2)    Data kualitatif      Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap psikopat dan lain-lain. d.     Klasifikasi data berdasarkan jenisnya 1)    Data Diskrit       Data diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contohnya adalah berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya. 2)    Data Kontinyu       Data kontinyu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contohnya penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan sebagainya. Dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton. e.     Klasifikasi data berdasarkan waktu pengumpulannya 1)   Data Cross Section        Data cross-section adalah data yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contohnya laporan keuangan per 31 desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain sebagainya. 2)   Data Time Series / Berkala       Data berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh data time series adalah data perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m. top dan doktor azahari dari bulan ke bulan, dll.        C.    Pengolahan Data Pengolahan data ini merupakan jenis pengolahan yang dapat mengubah data menjadi informasi atau pengetahuan. Pengolahan data ini mayoritas menggunakan komputer sehingga bisa berjalan secara otomatis. Setelah diolah, data ini biasanya mempunyai nilai yang informatif jika dinyatakan dan dikemas secara terorganisir dan rapi, maka istilah pemrosesan data sering dikatakan sebagai sistem informasi. Kedua istilah ini mempunyai arti yang hampir sama, pengolahan data mengolah dan memanipulasi data mentah menjadi informasi (hasil pengolahan), sedangkan sistem informasi memakai data sebagai bahan masukan dan menghasilkan informasi sebagai produk keluaran. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi: a.     Recording (Pencatatan)     Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir. b.     Klasifikasi (Classifiying)     Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan. c.     Sorting (penyusunan)     Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya urutkan menurut kode klasifikasinya. d.     Calculating (Perhitungan)    Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan atau disebut Calculating. e.     Penyusunan Laporan (summarizing)    Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi. f.      Penyimpanan (Storing)    Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen. g.     Pencarian (Retrieving)    Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer. h.     Komunikasi (communicating)    Dalam proses olah data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi. i.      Penggandaan  (Reproducing)    Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape. PENGGANDAAN DATA MENJADI  INFORMASI Pengertian Penggandaan Dokumen         Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, baik itu penggandaan dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Dengan adanya mesin pengganda ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen. Berikut ini beberapa jenis dokumen : Ø Dilihat dari segi pemakainya : Ø Dokumen pribadi Ø Dokumen niaga Ø Dokumen sejarah Ø Dokumen pemerintah 1.     Dilihat dari segi kegunaannya : v  Nilai penerangannya v  Nilai yuridis v  Nilai perdagangan v  Nilai historis 1.  Dilihat dari sumbernya :            Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah            Dokumen yang bersumber dari swasta            Dokumen yang bersumber dari kontrak dagang            Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran            Dokumen yang bersumber dari perseorangan. 2. Dilihat dari segi fungsinya : Dokumen dinamis Dokumen aktif Dokumen semi aktif Dokumen inaktif Dokumen statis 3.  Dilihat dari segi penelitian :  - Dokumen primer  - Dokumen sekunder   - Dokumen tertier 1.     Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk :         - Dokumen literal         - Dokumen korporal    - Dokumen privat          Dengan mengetahui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain : 1.   Memperbanyak dokumen naskah sebagai bahan suatu pekerjaan. Misalnya memperbanyak undangan, memperbanyak materi rapat, memperbanyak laporan, memperbanyak bukti transaksi, dll. 2. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Misalnya memperbanyak  gambar peraga. 3.     Memperbanyak hasil rekaman. Misalnya memperbanyak cd, vcd atau kaset. Fungsi Alat  Penggandaan Dokumen          Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang. Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain : 1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin 2.  Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya 3.  Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan 4.  Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5.  Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Macam – Macam Alat Penggganda Dokumen           Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen. Berikut beberapa alat pengganda : 1.     Photocopy 2.     Stencil mechine 3.     Risograph 4.     Offset 5.     Duplikator typeset 6.     Duplikator hektografik dengan alcohol 7.     Printer 8.     Scanner 9.     Mesin ketik 10.   Thermocopier Photocopy          Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau illustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis yang diberi nama xerography yang berarti tulisan kering dari bahasa yunani, lalu mesin ini diberi nama Xerox.       Jenis-Jenis Mesin Fotocopy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin fotocopy kecil (portable), mesin fotocopy sedang (standar) dan mesin foto copy besar. 1. Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297mm). 2. Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297×420 mm) dan B4 (257×364 mm) 3. Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis. Cara mengoperasikan mesin fotocopy        Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu : 1.     Bagian bak kertas kosong Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik. 1.     Bagian mesin pemroses Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta. 1.     Bagian bak penampung hasil Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan. v Stencil mechine     Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.    Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.      Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir. A.    Mesin stensil manual (manual stencil duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti       HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Ciri-ciri mesin stensil manual: 1.     Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia 2.     Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3.     Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam 4.     sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master 5.     ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm) Komponen mesin stensil manual : 1. Silinder tinta (ink cylinder) Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) Kain penyaring tinta (ink screen) Plat baja (steel band) 2. Kerangka mesin Pintu tinta (inker door) Pompa tinta (ink pump) Alat penghitung (counter) Pengatur tinta (ink control) Engkol (handle) Pengatur posisi cetakan (copy positioning) Pengungkit pencetak (print lever) Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. Penutup mesin papan kertas (feed bord) penahan kertas (back guide) papan penerima (receiving board) penuntun kertas (paper guide) B.        mesin stensil spiritus (spirit duplicator)      Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) 2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Menggunakan master paper a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 4. Penggandaan menggunakan kertas folio 5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Komponen mesin stensil spiritus: 1. Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. Alat penghitung (counter) 3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Engkol (handle) 9. Tutup atas (top cover) 10. Silinder logam (metal cylinder) 11. Tempat hasil gandaan (receiving tray) C.     Risograph    Mesin rissograph, yakni  mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.Populernya, mesin risograph lebih sering disebut sebagai Riso printer-duplicator. Mesin ini dapat digunakan sebagai mesin cetak individual ataupun dengan cara terkoneksi jaringan komputer.     mesin ini banyak dipakai dalam bisnis percetakan untuk mencetak diantaranya: kop surat, nota, kartu nama, pamplet/leaflet, brosur b/w, serta yang lainnya. Dengan kemampuan mencetak 60-90 lembar A3 atau 100-150 lembar A4 mesin ini per menit, Mesin Risograph ini juga mampu mencetak       poster dengan ketebalan kertas hingga 400 gram. D.      Offset Offset Printing   Teknik cetak datar atau biasa disebut offset adalah teknik cetak dimana bagian yang mencetak kedudukannya sama datar dengan bagian yang tak mencetak.    Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket. Macam – macam mesin offset : Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin offset dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: a.    Offset kecil       Mesin ini bentuknya kecil, dengan kemampuan mencetak maksimal pada kertas ukuran A3 (297 x 420 mm). Karena bentuknya kecil, sedikit lebih besar dari mesin stensil, sering disebut mini offset atau dekstop mini offset. b.    Offset sedang       Mesin ini bentuknya lebih besar dan mampu menceak kertas ukuran double folio. Karena bentuknya agak besar, mesin ini diletakkan di lantai dan diberi alas meja (dekstop) seperti mini offset. c.    Offset besar      Mesin ini bentuknya besar dan mampu mencetak pada kertas ukuran A1 (841 x 594 mm) dan A0 (1189 x 841 mm). Mesin ini umumnya terdapat di perusahaan percetakan yang cukup besar atau pada percetakan surat kabar. Ciri – ciri mesin Offset: Ada beberapa ciri mesin offset, antara lain adalah sebagai berikut: a. Digerakkan dengan tenaga listrik dengan komponen mekanis. b. Mencetak dengan master yang disebut paper plate, ada pula yang terbuat dari aluminium yang disebut zink plate. Kedua jenis plate ini ada yang berlubang (perforated) dan ada yang tidak berlubang (non perforated). c. Proses pencetakan dibantu dengan zat kimia yang disebut fixer serta air dengan cara     pemindahan huruf pada blanket. d. Dapat mencetak pada kertas doorslag sampai dengan kertas karton berukuran A6 (105 x 108 mm sampai dengan A0) e. Dapat mencetak gambar atau foto dan berwarna.             Cetak offset adalah teknik cetak yang banyak digunakan saat ini. Karena telah terbukti teknik cetak yang satu ini memang memiliki banyak keunggulan dibanding teknik-teknik lainnya. Kecepatan, kemampuan, dan kemajuan teknologinya bisa dibilang sebagai kekuatan utama cetak offset. Bagaimana tidak, mesin offset tersedia dalam beberapa pilihan. Mulai dari mesin satu warna seperti Hiedelberg GTO 52, Printmaster, Speed Master, Roland, hingga mesin-mesin web berukuran besarpun ada.Cetak offset mengadopsi teknik cetak datar, dimana image area dan non image area sama tingginya. Namun apakah sebenarnya cetak offset itu.     Offset berasal dari kata set-off (beralih), dimana lapisan tinta yang ada di pelat cetak tidak langsung dialihkan ke permukaan bahan cetak tetapi diberikan dulu kepada sebuah blanket sebagai perantaranya.Karena proses peralihan tadi, maka dalam mesin cetak offset setidaknya terdapat tiga buah silinder utama, yaitu silinder pelat, silinder blanket, dan silinder impresion. Dan karena dalam cetak offset tinta harus melalui blanket terlebih dahulu sebelum mencapai permukaan bahan cetak, maka cetak offset termasuk teknik cetak tidak langsung.Sama seperti stempel anda di rumah, pelat cetak offset juga terdiri dari dua bagian, yaitu image area yang nantinya akan membentuk gambar dan non image area. Bedanya juga pada stempel acuan cetaknya bergelombang, maka tidak pada cetak offset, dalam cetak offset pelat cetak yang digunakan itu datar.      Cetak offset disebut juga chemical printing technique atau teknik cetak kimia, karena dalam prosesnya cetak offset memanfaatkan sifat tolak-menolak antara air dan minyak. Air yang dimaksud adalah air pembasah yang digunakan dalam cetak offset, dan minyak dianalogikan sebagai tinta yang       digunakan dalam proses cetak. Bagian image area pada pelat cetak offset terbuat dari lapisan Oleophylic yang bersifat menolak air dan menerima tinta. Sebaliknya bagian non image area terbuat dari lapisan hidrophylic yang menerima air dan akan menolak tinta.Seperti diketahui bahwa air mustahil melekat pada permukaan yang licin, maka dari itu permukaan bagian oleophylic dibuat licin, sedangkan hydrophylic kasar.        Dalam proses cetak offset sendiri, pertama-tama pelat akan diberi lapisan air, dan karena sifat-sifat bagian pelat tadi maka bagian hidrophylic pun akan terlapisi oleh air, sedangkan bagian oleophylic akan tetap kering. Pada tahap selanjutnya, pelat cetak akan dilapisi oleh tinta, dan       karena bagianhidropylic telah terlapisi oleh air, maka mustahil tinta akan melekat diatasnya, dan karena bagian oleophylic mampu menarik tinta, maka bagian itu pun akan terlapisi oleh tinta, dan gambar-pun akan terbentuk. E.  Duplikator typeset     Duplikator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses pengetikan setting berjalan lambatlukan ketarmpilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan berkualitas tinggi.Typesetting memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memiliki berbagai macam pilihan huruf. Peralatan ini semakin menjadi bagian dari kantor yang terpadu. Kita bisa membedakan 4 jenis typesetter, yaitu: a)      Photo-mechanical phototypesetter b)      Digital phototypesetter c)      Laser digital phototypesetter d)     Laser digital typesetter e)       Mesin scanner        Stensil sit yang diproses dengan mesin scanner mula-mula diproses pada kertas biasa dan apabila diperlukan dapat diedit dengan foto, gambar, table atau grafik.Setelah selesai di-lay out atau diedit dan penetapan selesai, maka dengan mesin scanner dan stensil sit scanner, copy master yang telah diproses di kertas tersebut dapat dipindahkan ke dalam stensil sit scanner dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.  F.  Duplikator Hektografik dengan Alkohol      Duplikator dengan alkohol akan mereproduksi ketikan, tulisan tangan atau gambar dalam berbagai warna. Mesin ini mampu mereproduksi beberapa warna sekali jalan. Kombinasi warna dimungkinkan pada satu salinan master dengan proses sederhana penulisan atau pengetikan di atas kertas karbon berwarna yang berlainan secara bergantian.      Mesin ini mampu menggandakan 100 hingga 250 salinan. Master dapat diangkat dari mesin dan disimpan, sehingga pencetakan dalam jumlah sedikir dapat dilakukan beberapa kali. Penggantian masker dimungkinkan di antara pemakaian. Tata letak master yang sesuai memungkinkan untuk mencetak informasi yang sama, atau yang berbeda sebagian, pada formulir dengan ukuran yang bervariasi, seperti misalnya faktur, surat tanda penyerahan barang dan surat pesanan. Dengan kertas khusus yang disela lembaran kertas karbon hektografik, master dapat disiapkan sebagai keluaran komputer. Mesin duplikator dengan alkohol ini terutama cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 lembar ke atas. G.   Printer     Alat ini dapat beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer. Alat pencetak (printer) menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Ada beberapa jenis printer, antara lain: a)      Matriks Pencetak ini menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas kertas sehingga bergabung membentuk karakter. Kualitasnya umumnya tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks dengan kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih baik. b)      Pancaran tinta dan laser Keduanya adalah sistem yang mencetakkan tinta pada halaman tanpa mambentur kertas. c)      LCD/citra elektronis Alat ini pada dasarnya merupakan mesin fotokopi yang “menyalin” secara elektronis informasi yang tersimpan dan sering disebut “mesin fotokopi inteligen”. Mesin ini menggunakan sinar laser yang dikendalikan oleh pengolah data, dengan menempatkan citra karakter pada drum penyalin. Mesin ini baru, tetapi memiliki potensi besar karena mampu menghasilkan kualitas yang baik dengan kecepatan tinggi dan juga dapat mengopi bahan-bahan yang biasa. d)     Pengumpan pencetak Pengumpan tunggal, gravitasi atau geser baik untuk aplikasi pengolah kata untuk surat tunggal, tetapi agak lambat untuk penggunaan dalam jumlah besar. Untuk pengumpan lebar-ganda diperlukan: e.     Pengumpan traktor Pengumpan traktor memiliki kertas yang terlipat seperti kipas dengan lubang pada kedua sisinya yang menyangkut pada mekanisme gigi roda untuk memegang kertas sementara kertas itu bergerak melewati pencetak. Lembaran tersebut dapat dirobek pada garis lipatannya setelah pencetakan. Ini pada dasarnya lebih murah dan dapat diandalkan, tetapi memerlukan kertas khusus. f.     Pengumpan lembaran Pengumpan lembaran adalah wadah bertutup yang menyimpan ratusan atau lebih lembaran kertas atau amplop dan mengumpan lembaran tersebut satu demi satu ke dalam pencetak. Alat ini lebih mahal, tetapi lebih tidak merepotkan dibandingkan pengumpan traktor.  g.  Mesin Scanner     Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.Bentuk dan ukuran scanner bermacam-macam, ada yang besarnya seukuran dengan kertas folio ada juga yang seukuran postcard, bahkan yang terbaru, berbentuk pena yang baru diluncurkan oleh perusahaan WizCom Technologies Inc. Scanner berukuran pena tersebut bisa menyimpan hingga 1.000 halaman teks cetak dan kemudian mentransfernya ke sebuah komputer pribadi (PC). Scanner berukuran pena tersebut dinamakan Quicklink.      Pada saat ini banyak sekali scanner yang beredar di dunia dengan berbagai merk pula, Di antaranya scanner keluaran dari Canon, Hewlett Packard ( HP ), EPSON, UMAX dan masih banyak lagi.Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan. Cara kerja Scanner : Ketika menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah : Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning. Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiiman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning. Nyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan. Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor. Apabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lain- lain. pot scanned.        Ada dua macam perbedaan scanner dalam memeriksa gambar yang berwarna yaitu : Scanner yang hanya bisa satu kali meng-scan warna dan menyimpan semua warna pada saat itu saja. Scanner yang langsung bisa tiga kali digunakan untuk menyimpan beberapa warna. Warna-warna tersebut adalah merah, hijau dan biru.      Scaner yang disebut pertama lebih cepat dibandingkan dengan yang kedua, tetapi menjadi kurang bagus jika digunakan untuk reproduksi warna. Kebanyakan scanner dijalankan pada 1-bit (binary digit / angka biner), 8-bit (256 warna), dan 24 bit (lebih dari 16 juta warna). bila kita membutuhkan hasil yang sangat baik maka dianjurtkan menggunakan scanner dengan bit yang besar agar resolusi warna lebih banyak dan bagus. I. Mesin ketik            Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. Dari awal penemuannya sebelum tahun 1870 sampai pada abad 20, mesin ketik banyak digunakan oleh para penulis profesional dan pekerja di kantor. Sejak saat itu, mesin ketik telah menjadi bagian dari bisnis perusahaan dan menjadi produk komersil di seluruh dunia. Walaupun masih populer dengan beberapa profesi, seperti penulis, mesin ketik fungsinya telah teralihkan dengan kehadiran mesin lain. Pada akhir dasawarsa 1980-an, mesin pengolah kata dan komputer pribadi (personal computer) telah menggantikan fungsi mesin ketik di beberapa negara di dunia bagian barat. Walaupun demikian, mesin ketik masih digunakan di beberapa negara tertentu di dunia hingga saat ini. Jenis –jenis mesin ketik : A. Berdasarkan ukuran mesin 1. Mesin ketik portable – Ukuran mesin ketik kecil dan ringan sehingga dapat dibawa kemana saja. Mesin jenis ini dilengkapi dengan satu buah tutup yang menyerupai tas kecil. 2.  Mesin ketik semi standar – Ukuran mesin ketik sedang dan memiliki komponen yang lebih lengkap dari jenis mesin ketik portable. 3.  Mesin ketik standar – Ukuran mesin ketik besar dan berat sehingga sulit dipindahkan. Mesin jenis ini mempunyai perlengkapan yang lebih sempurna dari kedua jenis mesin ketik lainnya. B. Berdasarkan ukuran huruf 1. Mesin ketik huruf Pica (Pica type) – Mesin ketik ini biasanya digunakan untuk menulis karya ilmiah. Huruf Pica adalah jenis huruf ukuran besar, setiap satu inci ketikan menempati sepuluh hentakan. 2. Mesin ketik huruf Elite (Elite type) – Mesin ketik ini digunakan untuk mengetik huruf elite, yang ukurannya lebih kecil dari huruf Pica. Setiap satu inci ketikan memuat dua belas hentakan. C. Berdasarkan tenaga penggerak 1. Mesin ketik manual (manual typewriter) – Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya. 2. Mesin ketik listrik (electric typewriter) – Mesin ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam pengoperasiannya, manusia berperan sebagai pengendali. J.  Thermocopier Thermocopier disebut juga thermofax atau transparancy maker. Thermocopier berguna untuk:      Membuat master spirit duplikator menggunakan thermo master unit atau super thermo  master unit film.    2)    Membuat transparancy film untuk OHP menggunakan infrared transparancy   film    3)    Melaminasi dokumen dengan menggunkan laminating film. Macam – macam dan ciri – ciri thermocopier: Menurut bentuknya, thermocopier dapat dibedakan menjadi dua yaitu : thermocopier bentuk duduk dan thermocopier bentuk berdiri. Adapun ciri – cirri thermocopier, sebagai berikut: 1.     Digerakkan dengan tenaga listrik 2.     Bekerja dengan penyinaran suhu tinggi 3.     Menggunakan master thermal khusus 4.     Mengcopy ukuran A4 (210 x 29 Pendistribusian Data dan Informasi PENGERTIAN DISTRIBUSI Secara garis besar, pendistribusian dapat diartikan sebagai kegiatan pemasaran yang berusaha memperlancar dan mempermudah penyampaian barang dan jasa dari produsen kepada konsumen, sehingga penggunaannya sesuai dengan yang diperlukan (jenis, jumlah, harga, tempat, dan saat dibutuhkan). Dengan kata lain, proses distribusi merupakan aktivitas pemasaran yang mampu: 1.     Menciptakan nilai tambah produk melalui fungsi-fungsi pemasaran yang dapat merealisasikan kegunaan/utilitas bentuk, tempat, waktu, dan kepemilikan.         Tujuan Pendistribusian Informasi ·        Tujuan Pendistribusian Informasi menurut William S.Davis ·        Supaya informasi yang kita sampaikan dapat dimengerti ·        Memahami orang lain ·        Supaya gagasan kita dapat diterima orang lain ·        Menggerakan orang lain untuk melakukan sesuatu ·        Tujuan Pendistribusian Informasi menurut Scott dan Mitchell ·        Meningkatkan penerimaan terhadap peraturan-peraturan organisasi oleh bawahan ·        Memeroleh tanggung jawab yang lebih besar terhadap tujuan organisasi ·        Memberikan data yang diperlukan untuk mengambil keputusan ·        Menjelaskan tanggung jawab tugas, memperkenalkan kedudukan otoritas, dan memberikan pertanggung jawaban untuk pelaksanaan pekerjaan Saluran Distribusi : Definisi, Fungsi dan Jenis Saluran Distribusi 1.Pengertian Saluran Distribusi Menurut Nitisemito (1993, p.102), Saluran Distribusi adalahlembaga-lembaga distributor atau lembaga-lembaga penyalur yang mempunyai kegiatan untuk menyalurkan atau menyampaikan barang-barang atau jasa-jasa dari produsen ke konsumen. Menurut Warren J. Keegan (2003) Saluran Distribusi adalahsaluran yang digunakan oleh produsen untuk menyalurkan barang tersebut dari produsen sampai ke konsumen atau pemakai industri. Menurut Assauri (1990 : 3) Saluran distribusi merupakanlembaga-lembaga yang memasarkan produk, yang berupa barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Menurut Kotler (1991 : 279) Saluran distribusi adalah sekelompok perusahaan atau perseorangan yang memiliki hak pemilikan atas produk atau membantu memindahkan hak pemilikan produk atau jasa ketika akan dipindahkan dari produsen ke konsumen. Faktor yang mendorong suatu perusahaan menggunakan distributor, adalah: - Para produsen atau perusahaan kecil dengan sumber keuangan terbatas tidak mampu mengembangkan organisasi penjualan langsung. - Para distributor nampaknya lebih efektif dalam penjualan partai besar karena skala operasi mereka dengan pengecer dan keahlian khususnya. - Para pengusaha pabrik yang cukup model lebih senang menggunakan dana mereka untuk ekspansi daripada untuk melakukan kegiatan promosi. - Pengecer yang menjual banyak sering lebih senang membeli macam-macam barang dari seorang grosir daripada membeli langsung dari masing-masing pabriknya. 2. Fungsi Saluran Distribusi Fungsi utama saluran distribusi adalah menyalurkan barang dari produsen ke konsumen, maka perusahaan dalam melaksanakan dan menentukan saluran distribusi harus melakukan pertimbangan yang baik. Adapun fungsi-fungsi saluran distribusi menurut Kotler (1997 : 531-532) adalah : • Information, yaitu mengumpulkan informasi penting tentang konsumen dan pesaing untuk merencanakan dan membantu pertukaran. • Promotion, yaitu pengembangan dan penyebaran komunikasi persuasif tentang produk yang ditawarkan. • Negotiation, yaitu mencoba untuk menyepakati harga dan syarat-syarat lain, sehingga memungkinkan perpindahan hak pemilikan. • Ordering, yaitu pihak distributor memesan barang kepada perusahaan. • Payment, yaitu pembeli membayar tagihan kepada penjual melalui bank atau lembaga keuangan lainnya. • Title, yaitu perpindahan kepemilikan barang dari suatu organisasi atau orang kepada organisasi / orang lain. • Physical Possesion, yaitu mengangkut dan menyimpan barang-barang dari bahan mentah hingga barang jadi dan akhirnya sampai ke konsumen akhir. • Financing, yaitu meminta dan memanfaatkan dana untuk biaya-biaya dalam pekerjaan saluran distribusi. • Risk Taking, yaitu menanggung resiko sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan saluran distribusi. 3.Macam Saluran Distribusi Terdapat berbagai macam saluran distribusi barang konsumsi, diantaranya : 1. Produsen – Konsumen Bentuk saluran distribusi ini merupakan yang paling pendek dan sederhana karena tanpa menggunakan perantara. Produsen dapat menjual barang yang dihasilkannya melalui pos atau langsung mendatangi rumah konsumen (dari rumah ke rumah). Oleh karena itu saluran ini disebut saluran distribusi langsung. 2. Produsen – Pengecer – Konsumen Produsen hanya melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh pengecer dilayani oleh pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen dilayani pengecer saja. 3. Produsen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Saluran distribusi ini banyak digunakan oleh produsen, dan dinamakan saluran distribusi tradisional. Di sini, produsen hanya melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh pengecer dilayani pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen dilayani pengecer saja. 4. Produsen – Agen – Pengecer – Konsumen Di sini, produsen memilih agen sebagai penyalurnya. Ia menjalankan kegiatan perdagangan besar dalam saluran distribusi yang ada. Sasaran penjualannya terutama ditujukan kepada para pengecer besar. 5. Produsen – Agen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Dalam saluran distribusi, produsen sering menggunakan agen sebagai perantara untuk menyalurkan barangnya kepada pedagang besar yang kemudian menjualnya kepada toko-toko kecil. Agen yang terlihat dalam saluran distribusi ini terutama agen penjualan. (Swastha dan Irawan, 1997, p.295-297) 2. Memperlancar arus saluran pemasaran (marketing channel flow) secara fisik dan non-fisik. Yang dimaksud dengan arus pemasaran adalah aliran kegiatan yang terjadi di antara lembaga-lembaga pemasaran yang terlibat di dalam proses pemasaran. Arus pemasaran tersebut meliputi arus barang fisik, arus kepemilikan, arus informasi, arus promosi, arus negosiasi, arus pembayaran, arus pendanaan, arus penanggungan risiko, dan arus pemesanan. Dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas distribusi, perusahaan kerapkali harus bekerja sama dengan berbagai perantara (middleman) dan saluran distribusi (distribution channel) untuk menawarkan produknya ke pasar. Pengertian informasi menurut beberapa ahli yaitu :  GORDON B. DAVIS          Informasi adalah data yang telah dirposes/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya.  JONER HASUGIAN         Informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah  media.  KENNETH C. LAUDON         Informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia.  ANTON M. MOELIONO         Informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi/perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya. 2)      Proses penanganan informasi yang teliti dan matang antara lain : 1. Tidak melupakan bahwa system informasi yang di kembangkan dimaksudkan untuk mempermudah tercapainya tujuan. 2.Bahwa setiap informasi yang dikembangkan dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan organisasi mengemban misinya. 3.Memerhatikan bahwa informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan. 4.Menentukan kebutuhan berupa informasi. 5. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang dapat dan harus diolah. 6. Penanganan informasi yang terdiri atas langkah-langkah berikut : a) Pengumpulan data b) Klasifikasi data menurut sumber, fungsi, dan sifatnya. c) Pengolahan data d) Analisis data e) Interprestasi data f)   Penyimpanan informasi hingga waktunya tiba untuk pengambilan informasi dari tempat penyimpanan untuk disampaikan sebagai input kepada pimpinan.   Manfaat Informasi/Data Adapun manfaat dari informasi/data ini adalah sebagai berikut: a. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. b.Menentukan kualitas infomasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. c.Mengatasi kerangkapan data. d.Menghindari terjadinya inkonsistensi data. e. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data. f. Menyusun format yang standar dari sebuah data. g. Penggunaan oleh banyak pemakai. Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara   bersama oleh banyak pengguna. h. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data. i. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakn interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.  Jenis-jenis Pendistribusian Informasi a.Distribusi Informasi Secara Tertulis Dimana informasi ini dapat disampaikan melalui tulisan, seperti surat, media cetak, brosur, dsb. b. Distribusi Informasi Secara Lisan, informasi ini dilalukan secara langsung oleh orang yang bersangkutan kepada penerima informasi. Contohnya : pidato, pemberian informasi seorang guru kepada murid, dsb. Macam-macam Penyajian Informasi a.     Media Distribusi Informasi secara tertulis 1)    Memo 2)    Majalah atau bulletin 3)    Laporan tahunan 4)    Uraian Tugas 5)    Buku pedoman b.     Media Distribusi Informasi secara lisan 1)    Telepon 2)    Rapat atau pertemuan 3)    Radio dan TV  Menggunakan Metode Informasi         Metode pengumpulan data Adalah teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data. Untuk mengumpulkan data dari sampel penelitian, dilakukan dengan metode tertentu sesuai dengan tujuannya. Dalam proses pengumpulan data tentu diperlukan sebuah alat atau instrumen pengumpul data. Alat pengumpul data dapat dibedakan menjadi dua yaitu pertama alat pengumpul data dengan menggunakan metode tes dan metode non tes. 1.     Pengumpulan Data dengan Metode Tes Tes merupakan suatu metode penelitian psikologis untuk memperoleh informasi tentang berbagai aspek dalam tingkah laku dan kehidupan batin seseorang, dengan menggunakan pengukuran(measurement) yang menghasilkan suatu deskripsi kuantitatif tentang aspek yang diteliti. Keunggulan metode ini adalah lebih akurat karena tes berulang-ulang direvisi dan instrument penelitian yang objektif. Sedangkan kelemahan metode ini adalah hanya mengukur satu aspek data, memerlukan jangka waktu yang panjang karena harus dilakukan secara berulang-ulang, dan hanya mengukur keadaan siswa pada saat tes itu dilakukan. Adapun jenis-jenis tes, yaitu: a.     Tes Intelegensi     Tes kemampuan intelektual, mengukur taraf kemampuan berpikir, terutama berkaitan dengan potensi untuk mencapi taraf prestasi tertentu dalam belajar di sekolah (Mental ability Test; Intelegence Test; Academic Ability Test; Scholastic Aptitude Test). Jenis data yang dapat diambil dari tes ini adalah kemampuan intelektual atau kemampuan akademik. b.     Tes Bakat    Tes kemampuan bakat, mengukur taraf kemampuan seseorang untuk berhasil dalam bidang studi tertentu, program pendidikan vokasional tertentu atau bidang pekerjaan tertentu, lingkupnya lebih terbatas dari tes kemampuan intelektual (Test of Specific Ability; Aptitude Test ).Kemampuan khusus yang diteliti itu mencakup unsur-unsur intelegensi, hasil belajar, minat dan kepribadian yang bersama-sama memungkinkan untuk maju dan berhasil dalam suatu bidang tertentu dan mengambil manfaat dari pengalaman belajar dibidang itu. c.     Tes Minat    Tes minat, mengukur kegiatan-kegiatan macam apa paling disukai seseorang. Tes macam ini bertujuan membantu orang muda dalam memilih macam pekerjaan yang kiranya paling sesuai baginya (Test of Vocational Interest). d.     Tes Kepribadian      Tes kepribadian, mengukur ciri-ciri kepribadian yang bukan khas bersifat kognitif, seperti sifat karakter, sifat temperamen, corak kehidupan emosional, kesehatan mental, relasi-relasi social dengan orang lain, serta bidang-bidang kehidupan yang menimbulkan kesukaran dalam penyesuaian diri. e.     Tes Proyektif,           meneliti sifat-sifat kepribadian seseorangmelalui reaksi-reaksinya terhadap suatu kisah, suatu gambar atau suatu kata; angket kepribadian, meneliti berbagai ciri kepribadian seseorang dengan menganalisa jawaban-jawaban tertulis atas sejumlah pertanyaan untuk menemukan suatu pola bersikap, bermotivasi atau bereaksi emosional, yang khas untuk orang itu. Kelemahan Tes Proyektif hanya diadministrasi oleh seorang psikolog yang berpengalaman dalam menggunakan alat itu dan ahli dalam menafsirkannya. f.      Tes Perkembangan Vokasional      Tes vokasional, mengukur taraf perkembangan orang muda dalam hal kesadaran kelak akan memangku suatu pekerjaan atau jabatan(vocation); dalam memikirkan hubungan antara memangku suatu jabatan dan cirri-ciri kepribadiannya serta tuntutan-tuntutan social-ekonomis; dan dalam menyusun serta mengimplementasikan rencana pembangunan masa depannya sendiri. Kelebihan tes semacam ini meneliti taraf kedewasaan orang muda dalam mempersiapkan diri bagi partisipasinya dalam dunia pekerjaan (career maturity). g.     Tes Hasil Belajar (Achievement Test)      Tes yang mengukur apa yang telah dipelajari pada berbagai bidang studi, jenis data yang dapat diambil menggunakan tes hasil belajar(Achievement Test) ini adalah taraf prestasi dalam belajar. 2.     Pengumpulan Data dengan Metode Non Tes Untuk mendapatkan data/informasi yang dibutuhkan ada beberapa macam metode yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut : a.     Observasi          Observasi diartikan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada objek penelitian. Berikut alat dan cara melaksanakan observasi. Keunggulan metode ini adalah banyak gejala yang hanya dapat diselidiki dengan observasi, hasilnya lebih akurat dan sulit       dibantah, banyak objek yang hanya bersedia diambil datanya hanya dengan observasi, misalnya terlalu sibuk dan kurang waktu untuk diwawancarai atau mengisi kuesioner, kejadian yang serempak dapat diamati dan dan dicatat serempak pula dengan memperbanyak observer, dan banyak kejadian yang dipandang kecil yang tidak dapat ditangkap oleh alat pengumpul data yang lain, yang ternyata sangat menentukan hasil penelitian.          Kelemahan metode ini adalah observasi tergantung pada kemampuan pengamatan dan mengingat, kelemahan-kelemahan observer dalam pencatatan, banyak kejadian dan keadaan objek yang sulit diobservasi, terutama yang menyangkut kehidupan peribadi yang sangat rahasia, dan oberservasi sering menjumpai observer yang bertingkah laku baik dan menyenangkan karena tahu bahwa ia sedang diobservasi. Banyak gejala yang hanya dapat diamati dalam kondisi lingkungan tertentu, sehingga dapat terjadi gangguan yang menyebabkan observasi tidak dapat dilakukan. Berikut ini adalah alat dan cara melaksanakan observasi, yaitu: 1)    Catatan Anekdot (Anecdotal Record) Alat untuk mencatat gejala-gejala khusus atau luar biasa menurut urutan kejadian, catatan dibuat segera setelah peristiwa terjadi. Pencatatan ini dilakukan terhadap bagaimana kejadiannya, bukan pendapat pencatat tentang kejadian tersebut. 2)    Catatan Berkala (Incidental Record) Pencatatan berkala walaupun dilakukan berurutan menurut waktu munculnya suatu gejala tetapi tidak dilakukan terus menerus, melainkan pada waktu tertentu dan terbatas pula pada jangka waktu yang telah ditetapkan untuk tiap-tiap kali pengamatan. 3)    Daftar Chek (Check List) Penataan data dilakukan dengan menggunakan sebuah daftar yang memuat nama observer dan jenis gejala yang diamati. 4)    Skala Penilaian (Rating Scale) Pencatatan data dengan alat ini dilakukan seperti chek list.Perbedaannya terletak pada kategorisasi gejala yang dicatat. Dalamrating scale tidak hanya terdapat nama objek yang diobservasi dan gejala yang akan diselidiki akan tetapi tercantum kolom-kolom yang menunjukkan tingkatan atau jenjang setiap gejal tersebut. 5)    Peralatan Mekanis (Mechanical Device) Pencatatan dengan alat ini tidak dilakukan pada saat observasi berlangsung, karena sebagian atau seluruh peristiwa direkan dengan alat elektronik sesuai dengan keperluan. b.     Angket atau kuesioner (questionnaire) Angket atau kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya. Kuesioner merupakan metode penelitian yang harus dijawab responden untuk menyatakan pandangannya terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang jelas. Penggunaan kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa keuntungan, diantaranya adalah pertanyaan yang akan diajukan pada responden dapat distandarkan, responden dapat menjawab kuesioner pada waktu luangnya, pertanyaan yang diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu sehingga jawabannya dapat dipercaya dibandingkan dengan jawaban secara lisan, serta pertanyaan yang diajukan akan lebih tepat dan seragam. Kuesioner dapat dibagi menjadi empat, yaitu: 1) Kuesioner tertutup. Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih jawaban yang paling sesuai. 2) Kuesioner terbuka. Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan jawabannya sendiri. 3) Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup. Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan       pertanyaan terbuka. 4)  Kuesioner semi terbuka. Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan tambahan jawaban. c.     Wawancara           Wawancara informasi merupakan salah satu metode pengumpulan data untuk memperoleh data dan informasi dari siswa secara lisan. Proses wawancara dilakukan dengan cara tatap muka secara langsung dengan siswa. Selama proses wawancara petugas bimbingan mengajukan pertanyaan, meminta penjelasan dan jawaban dari pertanyaan yang diberikan dan membuat catatan mengenai hal-hal yang diungkapkan kepadanya. Secara garis besar ada dua macam pedoman wawancara, yaitu: 1)    Pedoman wawasan tidak terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang hanya memuat garis besar yang akan ditanyakan. Tentu saja kreativitas pewawancara sangat diperlukan, bahkan hasil wawancara dengan jenis pedoman ini lebih banyak tergantung dari pewawancara. Pewawancaralah sebagai pengemudi jawaban responden. Jenis interviu ini cocok untuk penilaian khusus. 2)    Pedoman wawancara terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang disusun secara terperinci sehingga menyerupai check-list. Pewawancara tinggal membubuhkan tanda (check) pada nomor yang sesuai. Pedoman wawancara yang banyak digunakan adalah bentuk “semi structured”. Dalam hal ini maka mula-mula interviewer menanyakan serentetan pertanyaan yang sudah terstruktur, kemudian satu per satu diperdalam dalam mengorek keterangan lebih lanjut. Dengan demikian jawaban yang diperoleh bisa meliputi semua variabel, dengan keterangan yang lengkap dan mendalam. d.     Studi Dokumenter (documentary sudy) Studi dokumenter merupakan merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis,gambar maupun elektronik. Dokumen yang telah diperoleh kemudian dianalisis (diurai), dibandingkan dan dipadukan (sintesis) membentuk satu hasil kajian yang sistematis, padu dan utuh. Jadi studi dokumenter tidak sekedar mengumpulkan dan menuliskan atau melaporkan dalam bentuk kutipan-kutipan tentang sejumlah dokumuen yang dilaporkan dalam penelitian adalah hasil analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut. Metode dokumentasi, yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda, dan sebagainya. Dibandingkan dengan metode lain, maka metode ini agak tidak begitu sulit, dalam arti apabila ada kekeliruan sumber datanya masih tetap, belum berubah. Dengan metode dokumentasi yang diamati bukan benda hidup tetapi benda mati. Dalam menggunakan metode dokumentasi ini peneliti memegang check-list untuk mencari variabel yang sudah ditentukan. Apabila terdapat/muncul variabel yang dicari, maka peneliti tinggal membubuhkan tanda check atau tally di tempat yang sesuai. Untuk mencatat hal-hal yang bersifat bebas atau belum ditentukan dalam daftar variabel peneliti dapat menggunakan kalimat bebas. e.     Otobiografi Otobiografi merupakan karangan yang dibuat oleh siswa mengenai riwayat hidupnya sampai pada saat sekarang. Riwayat hidup itu dapat mencakup keseluruhan hidupnya dimasa lamoau atau hanya beberapa aspek kehidupannya saja. Keunggulan metode ini adalah di samping menceritakan kejadian-kejadian dimasa lalu terungkap pula pikiran dan perasaan subjektif tentang kejadian tersebut, menolong Konselor memahami kehidupan batin siswa dan membantu siswa menyadari garis besar riwayat perkembangannya sampai sekarang, berunsur subjektifitas sehingga siswa menggambarkan dunia ini, dilihat dari sudut pandang sendiri (internal frame of reference). Sedangkan kelemahan metode ini adalah unsur subjektifitas juga menimbulkan kesulitan bagi interpretasi, karena siswa cenderung melebihkan-lebihkan kebaikan atau kelemahan sendiri dan menilai peranan orang lain secara berat sebelah dan memerlukan waktu yang lama f.      Sosiometri Sosiometri merupakan suatu metode untuk memperoleh data tentang jaringan sosial dalam suatu kelompok, yang berukuran kecil antara 10-50 orang, data diambil berdasarkan preferensi pribadi antara anggota kelompok. Keunggulan metode ini adalah mungkin kelebihan terbesar teknik sosiometri adalah teknik ini memberikan informasi obyektif mengenai fungsi-fungsi individu dalam kelompoknya, dimana informasi ini tidak dapat diperoleh dari sumber yang lain. Sedangkan kelemahan metode ini adalah perlu diketahui bahwa tes sosiometri, tidak memberikan jawaban yang pasti. Tes ini hanya bisa memberikan indikasi struktur social atau petunjuk bagi peneliti tentang individu pada periode tertentu, seluruh teori sosiometri atau postulatnya belum dites dan dikembangkan sampai pada tingkat yang tak tersangkal kebenarannya, dan siswa cenderung memilih bukan atas dasar pertimbangan dengan siapa dia akan paling berhasil dalam melakukan kegiatan (sosiogroup) melainkan atas dasar simpati dan antipati (psychogroup). Distribusi Informasi  Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu       yang tepat dengan format yang padat informasi  Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek Isu Penting dalam Distribusi Inforamasi -  Penggunaan teknologi -  Cara formal atau informal -  Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu -  Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi - Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok - Teknik menyampaikan berita “buruk”          -  Pengaturan jumlah jalur komunikasi DISTRIBUSI   INFORMASI Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan. Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah – Rapat-rapat (meetings). – Distribusi dokumen berupa hardcopy. – Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain. KOMUNIKASI EKSTERNAL Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan kontraktor dengan stakeholder yang terlibat seperti kepada owner, subkontraktor, dan supplier. Bentuk komunikasi eksternal ini berupa rapat-rapat dan laporan. Jenis-jenis rapat yang dilakukan pada proyek Magna Building ini adalah sebagai berikut : (1). Kick of Meeting Tujuan Rapat: – Membuat “Team Building”, yaitu membangun tim proyek agar seluruh staff atau anggota proyek yang sesuai dengan struktur organisasi dan uraian kerja dapat memahami tugas dan tanggung jawab dengan baik dan benar. – Menyamakan persepsi tentang jadwal, kualitas dan anggaran proyek antar anggota atau staff proyek. – Menyatukan langkah, agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri-sendiri dalam menjalankan tugasnya. – Mengikuti SOP (Standard Operating Procedure ) yang berlaku. Agenda Rapat: – Penjelasan menyeluruh dari project manager (PM) mengenai : –Target keuntungan yang hendak dicapai –Target waktu penyelesaian proyek –Target mutu kerja – Pembagian tugas pekerjaan untuk setiap bidang dan anggotanya. – Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) proyek. – Target jangka pendek (1-2 minggu) yang hendak dicapai. Jadwal Rapat: Kick of Meeting dilaksanakan saat kegiatan proyek akan dimulai dan apabila tidak dapat dilakukan di lokasi proyek, rapat dilaksanakan di kantor pusat atau di lokasi terdekat dengan lokasi proyek. (2).Tool Box Meeting Tujuan Rapat : Tujuan dari tool box meeting ini adalah membahas pelaksanaan suatu bagian pekerjaan tertentu yang terdapat pada proyek. Peserta Rapat: Rapat tool box meeting ini dihadiri oleh antara lain : – Manajer Operasi Lapangan – Kepala Pelaksana – Mandor – Subkontraktor Agenda Rapat: Agenda rapat yang dibahas ini pada rapat ini adalah : – Metode kerja yang ditetapkan. – Personil atau unit kerja masing-masing yang terkait. – Rute dan Lay-out peralatan dan bahan. Jadwal Rapat: – Setiap akan dimulai pekerjaan pokok seperti : –Pekerjaan pondasi –Pekerjaan tanah dan pasir –Pekerjaan pengecoran –Pekerjaan Atap –Pekerjaan Arsitektur –Dan lain-lain. BAB III  PENUTUP A.        A. Kesimpulan Perkembangan software dari masa ke masa selalu mengalami peningkatan. Pada awalnya software bukanlah alat yang diciptakan untuk berbagai kegunaan seperti yang kita amati pada zaman sekarang. Dulu software diciptakan hanya sebagai alat untuk mempermudah dalam penghitungan atau lebih mudahnya sebagai mesin hitung matematika. Tetapi seiring dengan perkembangan zaman software ini terus berevolusi menjadi mesin serba guna khususnya pada bidang industri dan penelitian.  Oleh karena itu, kata dasar software berasal dari kata “software” yang berarti menghitung dengan kata lain komputer berati alat penghitung. Komputer pertama kali ditemukan oleh Charles Babbage, kecerdasannya logika matematikanya yang sangat sepesial membuatnya mampu menciptakan sebuah mesin yang dia sebut dengan nama Analytical Engine pada tahun 1882, sebuah mesin yang berfungsi sebagai alat perhitungan-perhitungan umum.  Diantara teknologi informasi yang hampir disetiap tempat kita temukan software. Sekarang software sangat berkembang pesat hampir setiap tahun software selalu mengalami perkembangan.Orang bisa menggunakan computer dimana saja dirumah, dikafe, disekolah, dan ditempat lainnya. Sedangkan model dan design dari software itu sendiri juga mengalami perkembangan. Dulu apabila orang ingin menggunakan computer maka hanya bias di kantor atau dirumah, kalau sekarang mereka bias menggunakan computer tersebut dimana saja yang mereka inginkan.  B.     B. Saran Untuk kemajuan teknologi computer maka diharapkan agar perkembangan computer kedepan mampu mengubah pola fikir dan menjadikan masyarakat Indonesia menjadi manusia yang kreatif dan inovatif. Serta tumbuhnya kratifitas hingga menghasilkan suatu karya yang berguna bagi manusia. Diharapkan dengan adanya teknologi computer dan softwarenya dapat dimanfaat sesuai dengan kegunaan sebenarnya yang mampu mempercerdas bangsa bukannya unutk menghancurkan moral moral bangsa.  Kemajuan computer software dimasa mendatang diharapkan dapat membantu semua jenis pekerjaan manusia sehingga mereka mampu menyelesaikan pekerjaan mereka dengan cepat karena dimasa depan teknologi akan semakin canggih dan semua pekerjaan dikerjakan dengan system komputerisasi.